Facturas electrónicas

La factura electrónica o e-factura es la versión electrónica de las facturas tradicionales de papel, pero, a diferencia de la factura tradicional, la e-factura es un documento que se certifica a través de una firma electrónica reconocida por las dos partes y que cumple con los mismos requisitos legales de cualquier factura, y, además es capaz de garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, de forma que el emisor no puede renunciar a ella.

Lo más positivo de trabajar con facturas electrónicas es que dependiendo del tamaño de la empresa y su volumen de facturación, el ahorro en los gastos derivados de la misma (emisión, envío, recepción, almacenamiento, investigación, firma, devolución, pago, envío, etc.) pueden fluctuar entre el 40% y el 80%. Si deseáis calcular el coste que podría ahorrar su empresa, Pimec facilita a través de su web, una herramienta para realizar este cálculo (facturaelectronica.pimec.org/estalvi.html).

Para obtener el certificado necesario para expedir facturas electrónicas existen diversos proveedores, tanto gratuitos, tanto Microsoft (factoffice.codeplex.com), Pimec (efactures.cat), el Ministerio De Economía (facturae.es) o webs cómo hazteunafacturae.com, como también de pago, donde existen una larga lista de proveedores que realizarán una solución personalizada para su empresa.

Para las empresas que trabajen con otros países no siempre es posible el uso de la factura electrónica. A pesar de intentarse unificar los diferentes formatos de e-factura, este sistema está sometido a los requisitos legales impuestos por las autoridades de cada país, por lo que a veces las diferencias entre legislaciones hace imposible o muy difícil su uso.

Pero existen todavía otros factores que impiden la adopción de la e-factura por parte de muchas empresas. Uno de estos factores, pero, quizás uno de los más importantes, es la carencia de información que es facilitada para realizar este proceso. A pesar de que la idea general está muy clara, al ir profundizando en el proceso van apareciendo muchas dudas que no encuentran una respuesta entendedora, o que sin un experto a quién consultar es de difícil solución, sobre todo para los empresarios que prefieren evitar el coste de contratar una empresa externa para la implantación de la facturación electrónica. Preguntas cómo: ¿Qué coste supone si finalmente utilizamos una empresa externa? ¿Cuál es el software necesario? ¿Tengo que acordar con proveedores y clientes para su implantación? El aprendizaje del nuevo sistema, ¿Qué coste de tiempo o personal requiere? Son entre otras, algunas de las primeras preguntas que aparecen entre los empresarios. Otra barrera importante, es la desconfianza que produce la seguridad de los datos.

A pesar de todo, si realmente se quiere realizar el proceso de una forma sencilla y progresiva, siempre se puede empezar emitiendo sólo algunas facturas electrónicas, no es necesario emitir las facturas de todos sus clientes, ni tampoco que todas las facturas emitidas al mismo cliente sean electrónicas.

———————————————————————————————————————————

Factures electròniques

La factura electrònica o e-factura és la versió electrònica de les factures tradicionals de paper, però a diferencia de la factura tradicional, la e-factura és un document que va certificat a través d’una firma electrònica reconeguda per les dues parts i que compleix amb els mateixos requisits legals de qualsevol factura, i a més és capaç de garantir l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut, de forma que l’emissor no pot renunciar a ella.

El més positiu de treballar amb factures electròniques és que depenent de la grandària de l’empresa i el seu volum de facturació, l’estalvi en les despeses derivades de la mateixa (l’emissió, enviament, recepció, emmagatzematge, recerca, signatura, devolució, pagament, enviament, etc.) poden fluctuar entre el 40% i el 80%. Si voleu calcular el cost que és podria estalviar la seva empresa, Pimec facilita a través del seu web, una eina per a realitzar aquest calcul (facturaelectronica.pimec.org/estalvi.html).

Per aconseguir el certificat necessari per expedir factures electròniques existeixen diversos proveïdors, tant gratuïts, com Microsoft (factoffice.codeplex.com), Pimec (efactures.cat), el Ministeri D’Economia (facturae.es) o webs com hazteunafacturae.com, com de pagament, on existeixen una llarga llista de proveïdors que realitzaran una solució personalitzada per a la teva empresa.

Per a les empreses que treballin amb altres països no sempre és possible l’ús de la factura electrònica. Tot i que s’intenta unificar els diferents formats de e-factura, aquest sistema està sotmès als requisits legals imposats per les autoritats de cada país, pel que a vegades les diferències entre legislacions fa impossible o molt difícil la seva utilització.

Però existeixen encara d’altres factors que impedeixen l’adopció de la e-factura per part de moltes empreses. Un d’aquests factors, però, poder un dels més importants, es la manca d’informació que es facilita per a realitzar aquest procés. Tot i que la idea general està molt clara, al anar aprofundint en el procés van apareixent molts dubtes que no troben una resposta prou entenedora, o que sense un expert a qui consultar son de difícil solució, sobretot pels empresaris que prefereixen evitar el cost de contractar una empresa externa per a la implantació de la facturació electrònica. Preguntes com: Quin cost té si finalment utilitza una empresa externa? Quin és el software necessari? He de quedar d’acord amb proveïdors i clients per a la seva implantació? L’aprenentatge del nou sistema, quin cost de temps o personal requereix? Són entre d’altres, algunes de les primeres preguntes que apareixen entre els empresaris. Una altre barrera important, és la desconfiança que produeix el tema de la seguretat de les dades.

Tot i que si realment és vol realitzar el procés d’una forma senzilla i progressiva, sempre es pot començar emetent només algunes factures electròniques, no és necessari emetre les factures de tots els teus clients, ni tampoc que totes les factures emeses al mateix client siguin electròniques.

———————————————————————————————————————————

Publicat el 7 de setembre de 2012 a la revista TOT Badalona, Montgat i Tiana, número 1547.